CAD 라이선스 자산 대장, 한 번 만들어 계속 쓰는 법

CAD 라이선스 자산 대장은 '구매 기록'이 아니라 '지금 누가 어느 PC에서 어떤 권리로 쓰고 있는가'를 적는 표여야 합니다. 구매 내역만 모아 둔 대장은 감사 공문이 왔을 때나 갱신 견적을 받을 때 다시 조사해야 하므로 사실상 없는 것과 같습니다. 이 글은 한 번 만들면 계속 쓸 수 있는 자산 대장의 항목과 운영 방법을 정리합니다.

대장에 꼭 들어갈 항목은 여덟 가지입니다

제품명과 버전, 라이선스 방식(영구·구독, 단독·네트워크), 수량, 계약 또는 증빙 문서 위치, 유효 기간과 갱신일, 배정된 사용자, 설치된 PC 식별 정보, 마지막 확인일. 이 여덟 가지가 한 줄에 들어가면 어떤 질문에도 대장만으로 답할 수 있습니다. EA(기업 볼륨 라이선스)처럼 한 계약으로 여러 제품을 묶은 경우에는 계약 단위 행과 제품 단위 행을 나눠 적어야 수량 계산이 꼬이지 않습니다.

갱신·입퇴사·PC 교체 때 반드시 고칩니다

대장이 쓸모없어지는 이유는 만든 뒤 고치지 않아서입니다. 라이선스 갱신, 인원 입퇴사, PC 교체 세 가지 사건이 생기면 대장을 고치는 절차를 업무 흐름에 넣으세요. 인사 부서의 퇴사 처리 목록이나 IT 부서의 PC 반납 목록을 월 단위로 대장과 대조하면 빠진 변경을 잡을 수 있습니다. 증빙 문서는 대장에 경로만 적지 말고 실제 파일이 그 위치에 있는지 분기마다 확인하세요.

• 여덟 가지 항목으로 대장 양식 확정
• 계약 단위·제품 단위 행 분리
• 갱신·입퇴사·PC 교체 때 수정 절차 지정
• 월별 인사·IT 목록과 대조, 분기별 증빙 확인

대장이 있으면 견적과 감사가 짧아집니다

갱신 견적을 받을 때 대장을 그대로 보내면 수량과 구성을 다시 묻는 왕복이 사라집니다. 라이선스 감사 공문이 왔을 때도 대장과 증빙 위치가 맞아 있으면 대응 기간이 크게 줄어듭니다. 증설이나 감축을 검토할 때도 실제 배정 현황이 보이므로 미사용 시트를 먼저 재배치한 뒤 부족분만 사는 판단이 가능해집니다.

자주 묻는 질문

Q. 스프레드시트로 충분한가요, 자산관리 도구가 필요한가요?
A. 수십 석 규모까지는 스프레드시트로 운영하는 조직이 많습니다. 여러 사업장에 수백 석이 흩어져 있거나 설치 현황을 자동으로 수집해야 한다면 자산관리 도구를 검토할 때입니다.

Q. 예전 구매 증빙을 찾지 못하는 라이선스는 어떻게 적나요?
A. '증빙 미확인'으로 표시해 두고 공급처에 구매 이력 확인을 요청하세요. 확인이 안 되면 그 수량은 감사 대응 때 보유로 주장하기 어려우므로 별도 열로 관리하는 것이 안전합니다.

블루티엔에스는 보유 라이선스의 구매 이력 확인을 돕고, 대장 양식과 갱신 일정 관리 방법을 귀사의 계약 구조와 사업장 구성에 맞춰 상담해 드립니다. 현재 가지고 계신 구매 자료만 보내 주셔도 대장 초안을 함께 잡아 드립니다.